Bei E-Mail-Archivierung verstehen viele nur Bahnhof

Dass E-Mail-Archivierung ein komplexes Thema ist, da sind wir uns alle einig. Doch bei tausend verschiedenen Wegen es falsch zu machen, sollte man die richtigen Wege kennen.

 

 

Die Cloud ist für viele Unternehmer leider immer noch so vertrauenswürdig wie Staubsaugervertreter – dabei ist Misstrauen in die Technologie mittlerweile vollkommen unbegründet geworden. Im Allgemeinen läuft es doch so, dass E-Mails über das Internet – also im Prinzip durch die Cloud – vom Sender zum Empfänger gelangen. Da Unternehmen aber vermehrt IT-Anwendungen in die Cloud auslagen, müssten Mails doch eigentlich gar nicht mehr umständlich zum jeweiligen Empfänger im Betrieb durchgestellt werden, sondern können ganz einfach in der Cloud bleiben, wo der Empfänger sie dann abrufen kann – so einfach die Theorie, die Praxis gestaltet sich meistens schwerer.

 

Tatsächlich existieren mittlerweile zahlreiche Compliance-Vorgaben für die rechtssichere E-Mail-Archivierung, was viele Unternehmen zunächst jedoch gar nicht wissen. Des Weiteren differenzieren Fachleute zwischen „regelbasierter Archivierung“, „Journalarchivierung“ und der „qualifizierten Ablage“. Diese Archivierungsmöglichkeiten im Einzelnen zu erklären wäre viel zu umfangreich und bereitet vielen, die sich mit dem Thema beschäftigen Kopfzerbrechen. Fakt ist also, dass viele Unternehmen gar nicht selbstständig in der Lage dazu sind, sich durch den ganzen Dschungel an Unterscheidungen und Vorgaben zu kämpfen.

 

Doch mittlerweile gibt es Abhilfe. Zahlreiche Unternehmen bieten gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung an, bei der die Kunden so gut wie gar nichts mehr tun muss. Umsonst ist das ganze natürlich nicht, jedoch bekommt man ein „Rundum-Sorglos-Paket“ und hat die Gewissheit, dass alles so abläuft, wie es sein sollte – meine ganz klare Empfehlung an alle Halbwissenden!